档案信息化建设到底需不需要“四库分离”？
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在档案信息化领域中，“四库”的说法可以说是人尽皆知，而且“四库”也不存在什么争议，就是“接收库”、“管理库”、“利用库”、“（长期）保存库”，但是笔者查遍了所有的档案标准和正式文件，都没有关于“四库”的明确定义和官方说法，更不用说“四库分离”了。
PART 01
“分库”来源
关于档案资源库（电子档案库）分库的说法主要出自两份文件：
1、《数字档案馆系统测试办法》
《数字档案馆系统测试办法》（档办发[2014]6号）“3.2档案资源管理”中3.2.1~3.2.5的测评要求如下：
这其中，资源总库我们可以理解为“长期保存库”，其他还提到了管理库和利用库（政务网、互联网），并且明确要求对“各类数字档案资源库”“实施分类管理”。
由于3.2.2中的“档案资源管理库”同时支持“接收”功能，我们也可以认为：“接收库”和“管理库”物理上为同一个库，只是在逻辑上（记录状态上）进行了区分。
所以，《数字档案馆系统测试办法》关于档案资源库的提法是“三库”，即管理库、利用库和长期保存库，但要求“实施分类管理”，简单的理解也可以认为是“分库管理”。
2、《电子档案管理系统通用功能要求》
《电子档案管理系统通用功能要求》（GB/T 39784-2021）“4.5电子档案分库管理”中的描述如下：
（↑↑↑ 点击查看大图 ↑↑↑）
这个标准中明确提到“总库、管理库、利用库等进行分别管理”，根据上下文理解，这里的总库应该也是指“长期保存库”。
虽然这个标准中同样没有明确提到“接收库”，但是通过对“支持电子档案在接收、管理、利用和长期保存过程中进行多库分别处理业务”的理解，不难得出这样的结论：接收库是存在的，只不过可能只是逻辑库，物理上可以根据需要和管理库合二为一。
需要说明的是，这两份文件都是针对档案馆信息化建设的，前者不用说了，本身就是《数字档案馆系统测试办法》，后者在“1 范围”中指出：“本文件适用于国家各级各类档案馆进行电子档案管理系统的设计、开发、实施、使用和检测。国家机关、企事业单位及其他社会组织的电子档案管理系统建设可参照本文件执行”。
PART 02
“四库”架构模型
在上面两份文件的基础上，再结合ISO 14721开放档案信息系统（OAIS）参考模型中六大功能实体（档案接收、档案管理、档案保存、档案利用、保存规划、系统管理）和三大信息包（提交信息包SIP、保存信息包AIP、分发信息包DIP）的概念，我们可以认为：档案接收、档案管理、档案保存、档案利用四大功能实体分别对应一个数据库，即接收库、管理库、保存库和利用库，由此形成档案信息化建设“四库”架构模型，如下图所示：
“四库”之间的数据流和标准的OAIS参考模型存在差异，如上图所示，保存库只和管理库产生双向联系，不和接收库、利用库发生关系。
PART 03
是否需要“四库分离”？
当然，在“四库”架构模型图中，接收库、管理库、保存库和利用库也仅仅是逻辑上的示意，并不代表需要分别建设四个独立的物理库。事实上，档案部门在信息化建设过程中是否需要建设物理库在很大程度上取决于网络条件。我们再结合一般档案馆的网络架构来分析一下“四库”架构，分成以下两种情况：
第一种情况
档案馆自建局域网和中心机房，配备相应的计算、存储和安全设备，管理库和保存库都在局域网中；接收库和利用库（政务网部分）在政务网上，直接利用政务网平台的基础设施资源；利用库（互联网部分）在互联网上，可以租用第三方云平台。这种情况比较适合于地市级、副省级、省级等中大型档案馆。如下图所示：
在这种情况下，只有接收库和利用库（政务网部分）物理上可以合并，其他都是物理独立的档案资源库（为了确保档案资源安全，保存库很多情况下都采用近线或者离线存储，与管理库独立），因此，接收库、管理库、保存库和利用库基本上就是四个物理库，也就是通常所说的“四库分离”架构。
第二种情况
档案馆依托政务网平台建设数字档案馆系统，接收库、管理库、利用库（政务网部分）都在政务网上，这种情况比较适合地市级以下或者区县级等中小型档案馆。如下图所示：
在这种情况下，由于接收库、管理库、利用库（政务网部分）都在政务网平台上，物理上可以合并，利用库（互联网部分）以及保存库（可以采用磁、光、电、胶等各种载体离线多套备份，推荐采用电子档案库房解决方案）是物理独立的资源库，这种情况下当然就不是“四库分离”架构了。
由此可见，档案馆的信息化建设到底需不需要“四库分离”很大程度上取决于网络架构。在政务网平台比较完善而档案部门本身信息化预算又比较有限的情况下，确实没有必要再投入大笔资金建设自己的数据中心机房，可以充分利用政务网平台的基础设施。但不管怎么说，从逻辑上讲，接收库、管理库、保存库和利用库的“四库”架构是客观存在的。
PART 04
长期保存库
最后，笔者想说的是，不管是档案馆还是档案室，在“四库”中，长期保存库是必须物理独立建设的，这既是确保档案信息资源长期安全保存的客观要求，也是档案部门在信息化时代立足的根本！
随着信息技术的不断发展，很多单位的数据都已经上云，档案部门正在失去对其中档案数据的控制权，在“谁拥有数据谁就掌握话语权”的大数据时代，档案部门面临被边缘化的尴尬境地。而档案部门作为档案安全保管基地，既要做好对实体档案的长期保管，也要实现对电子档案的长期安全保存。特别是实施单套制以后，必须通过各种技术措施保证电子档案真实性、完整性、可用性和安全性，确保电子档案的凭证价值。
而保存在数据中心或者政务云上的数据显然不足以保证电子档案的“四性”，也不满足电子档案长期安全保存的要求。因此，档案部门可以理直气壮地对信息部门说：“你们存储的是数据，我们保存的才是档案！”而要做到这一点，前提就是必须建设物理独立的长期保存库，由档案部门按照档案管理的要求对其进行规范化管理，真正做到“来源可靠、程序规范、要素合规”，并确保电子档案的长期安全保存。
至于长期保存库应该如何建设，那就是另外一个问题了，笔者推荐电子档案库房解决方案，详细介绍可参见本公众号文章（ 《身临其境，才知什么是档案库房的安全防线（上）》和 《身临其境，才知什么是档案库房的安全防线（下）》）。
数字罗塞塔计划致力于作为中立的第三方客观公正地表达自己对于档案信息化领域的看法和观点。真理越辩越明，我们也衷心欢迎越来越多的人投身到档案数字资源管理和保存这一领域的研究中来并发表真知灼见，共同为人类文明的传承而努力奋斗！
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